Retenção de 11% do INSS na Nota: Quando o Cliente Desconta e Como Recuperar

Você emite uma nota de R$ 10.000 pela limpeza mensal de um escritório e recebe R$ 8.900. Os R$ 1.100 que faltam não são desconto nem atraso. São os 11% de INSS que a empresa contratante tem a obrigação de reter e recolher em nome da sua empresa. Esse dinheiro continua sendo seu, porque é um adiantamento das contribuições que você já pagaria sobre a folha. O problema aparece quando ele não entra no preço, não aparece certo na nota ou fica parado na Receita porque ninguém pediu de volta.

A regra está no artigo 31 da Lei nº 8.212/1991 e a Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 detalha como aplicá-la. Ela vale quando o seu cliente é uma empresa. Ou seja, se quem contrata é uma pessoa física, a retenção não se aplica.

Quando o cliente tem de reter os 11%

A retenção acompanha dois tipos de contrato. Na cessão de mão de obra, a sua equipe fica à disposição do cliente, nas instalações dele ou de terceiros. O serviço é contínuo: se repete de forma periódica, mesmo que em dias alternados ou com pessoas diferentes. Na empreitada, por outro lado, você se compromete com um resultado — uma tarefa, uma obra, um serviço — por preço ajustado. Antes de discutir a nota com o cliente, veja se o seu serviço está mesmo nesta lista. A própria instrução diz que essa lista é exaustiva, então o que está fora dela não entra:

• em cessão de mão de obra ou empreitada: limpeza, conservação e zeladoria; vigilância e segurança; construção civil, incluindo construção, demolição, reforma ou acréscimo de edificações;
• só em cessão de mão de obra: entre outros, portaria e recepção. Também entra a manutenção de instalações, máquinas ou equipamentos indispensáveis ao funcionamento regular do cliente, desde que haja equipe mantida à disposição dele.

Por exemplo, o contrato mensal de limpeza de um escritório entra na lista. Mas uma manutenção de ar-condicionado chamada quando quebra, sem equipe à disposição do cliente, não entra como cessão. A empreitada total e a empreitada realizada nas dependências da sua própria empresa também não entram. Na construção civil, além disso, a instrução tem uma lista de exclusões própria. Ela inclui, entre outras, a instalação de aparelhos de ar-condicionado, a locação de caçamba e a locação de máquinas sem operador. Vale conferir essa lista antes de fechar o preço de uma obra.

Simples Nacional: quem é retido e quem não é

Para quem está no Simples, é aqui que a resposta muda. A Lei Complementar nº 123 coloca limpeza, vigilância, conservação, construção de imóveis e obras de engenharia no Anexo IV. As empresas tributadas pelo Anexo IV sofrem a retenção, porque nelas a contribuição previdenciária patronal não está dentro do DAS (a guia mensal do Simples). As demais empresas do Simples que prestam serviço por cessão ou empreitada não sofrem a retenção, conforme a própria instrução.

Se a sua empresa de limpeza ou de obras está no Simples, confira então com o contador em que anexo ela está. Faça isso antes de discutir a nota com o cliente. Se você é MEI (microempreendedor individual), no entanto, a lógica é outra. O MEI não pode fazer cessão ou locação de mão de obra, sob pena de exclusão do Simples. Uma empresa pode contratar um MEI para hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria ou carpintaria. Nesse caso, a lei manda a contratante pagar a contribuição patronal de 20% prevista na Lei nº 8.212. Já sobre a retenção de 11% no caso do MEI, não encontramos texto oficial que diga expressamente se ela se aplica ou não. Por isso, é uma pergunta para o contador, com a situação concreta na mão.

Na nota fiscal: o destaque e a base de cálculo

Quem emite a nota é você, e duas coisas nela mudam quanto fica retido.

A primeira é o destaque. A instrução manda a contratada destacar o valor da retenção com o título «RETENÇÃO PARA A PREVIDÊNCIA SOCIAL». O destaque vem logo depois da descrição dos serviços, sem mudar o valor bruto da nota. Deixar de destacar é infração e, além disso, complica a recuperação do dinheiro, como você vai ver adiante.

A base de cálculo e o material discriminado

A segunda é a base de cálculo. Os 11% incidem sobre o valor bruto. Mas os materiais e equipamentos que você fornece (menos os equipamentos manuais) saem da base quando estão discriminados no contrato e na nota. O valor precisa ser comprovável e não pode passar do custo de compra ou de locação. Guarde as notas de compra, porque a fiscalização pode pedir.

Quando o contrato prevê o fornecimento de material mas não traz valores, e só a nota os discrimina, a base tem um piso. Ela não pode ficar abaixo de 80% do valor bruto na limpeza em geral, 65% na limpeza hospitalar e 50% nos demais casos. Se a nota não discrimina nada, a base é o valor bruto inteiro. Você também pode deduzir o vale-transporte e a alimentação fornecida em espécie, desde que discriminados na nota. Por isso, antes de emitir a próxima nota, vale sentar com o contador e ver quais dessas linhas o seu contrato já permite separar.

Exemplo num contrato de limpeza

Este exemplo ilustrativo, com números redondos, mostra quanto isso pesa num contrato de limpeza de R$ 10.000 por mês com material fornecido pela empresa:

Situação no contrato e na nota	Base de cálculo	Retenção de 11%
Nada discriminado na nota	R$ 10.000	R$ 1.100
Contrato prevê material sem valor; nota discrimina R$ 3.000 de material	R$ 8.000 (mínimo de 80%)	R$ 880
Contrato e nota discriminam R$ 1.500 de material, com notas de compra	R$ 8.500	R$ 935

Entre a primeira e a última linha, a diferença é de R$ 165 por mês que deixam de ficar retidos. Ou seja, basta escrever no contrato e na nota o que você já fornece. Numa carteira de vários contratos, isso muda o caixa do mês.

Quem recolhe, e até quando

O cliente tem de recolher o que reteve, em nome da sua empresa, até o dia 20 do mês seguinte ao da emissão da nota. Se não houver expediente bancário nesse dia, ele antecipa o pagamento para o dia útil anterior. Além disso, ele informa a retenção na EFD-Reinf (evento R-2010), a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Enquanto isso, a sua empresa informa a mesma retenção do lado de quem prestou o serviço (evento R-2020). Os dois eventos vencem no dia 15 do mês seguinte ao da nota.

Na rotina, isso vira uma conferência mensal. Assim que o contador fechar a sua EFD-Reinf, peça que ele compare o valor com o que o cliente declarou. A instrução presume que o cliente reteve. Mesmo que ele esqueça de descontar e pague a nota cheia, continua responsável por recolher o valor. A sua empresa, então, simplesmente não tem retenção a abater e segue pagando as contribuições da folha como sempre.

Como os 11% voltam para o caixa

A sua empresa abate o valor retido das contribuições previdenciárias que deve sobre a folha. De acordo com as regras atuais da Receita, a dedução entra na DCTFWeb, na competência do mês de emissão da nota. A condição é que a retenção esteja declarada na EFD-Reinf e destacada na nota, ou efetivamente recolhida pelo cliente. É o tipo de lançamento que passa pelo contador junto com a folha. Afinal, é na folha que entram o salário e os encargos da equipe, como explicamos no guia sobre o primeiro funcionário no eSocial.

A retenção do mês pode ser maior que as contribuições da folha, por exemplo numa empresa de equipe pequena com faturamento alto. Nesse caso, você pode pedir a restituição do saldo ou usá-lo em compensação, pelo programa PER/DCOMP. Esse saldo não se perde, mas leva tempo para voltar, e o tempo é custo. Sem o destaque na nota, porém, a restituição fica bem mais difícil. Isso porque, para quem declara pela EFD-Reinf, a Instrução Normativa RFB nº 2.055/2021 exige a retenção destacada na nota e declarada.

Por isso, na hora de precificar um contrato recorrente de limpeza comercial, conte com os 11% chegando depois. Não conte com o valor cheio no dia do pagamento.

Quando o cliente está dispensado de reter

A instrução prevê três dispensas, e cada uma tem condições precisas:

• quando os 11% da nota ficam abaixo do valor mínimo que a Receita aceita num documento de arrecadação. A mesma instrução proíbe recolher contribuição previdenciária abaixo de R$ 10,00; pela nossa conta, isso alcança notas abaixo de cerca de R$ 90,91;
• quando a sua empresa não tem empregados e o titular ou sócio presta o serviço pessoalmente. Além disso, o faturamento do mês anterior não pode ter passado de duas vezes o teto do salário de contribuição. As três condições valem juntas e precisam de declaração assinada. Com o teto de 2026 de R$ 8.475,55, esse limite dá R$ 16.951,10;
• quando se trata de profissão regulamentada por lei federal, ou de treinamento e ensino, prestados pessoalmente pelos sócios, sem empregados.

Uma empresa com equipe registrada não cabe nas duas últimas, porque elas exigem a ausência de empregados. Por outro lado, a primeira só alcança notas muito pequenas.

A regra para decidir antes de mandar a proposta

O serviço está na lista e o cliente é empresa? E a sua empresa está fora do Simples ou no Anexo IV? Então trate os 11% como parte do fluxo do contrato desde a proposta. Discrimine no contrato e na nota o material e o equipamento que você fornece e destaque a retenção. Em seguida, confira que o cliente declarou na EFD-Reinf o mesmo valor que você e combine com o contador a dedução na DCTFWeb todo mês. Se sobrar saldo mês após mês, peça a restituição em vez de deixar o crédito acumular. Por fim, se você presta serviço como pessoa física, a retenção que afeta você é outra. Ela incide sobre a sua própria contribuição, e explicamos como no guia do INSS do prestador de serviço.